Bagaimana Menggunakan Manajemen Konten XML Dapat Membantu Bisnis Anda

Jika Anda ingin meningkatkan proses pembuatan dan pemeliharaan penulisan teknis Anda, maka memanfaatkan manajemen konten XML adalah metode cerdas untuk mencapai tujuan ini.

XML adalah singkatan dari Extensible Markup Language dan merupakan cara untuk merampingkan pembuatan dan manajemen penulisan teknis organisasi Anda. Dengan memungkinkan pengguna untuk dengan mudah dan cepat mengembangkan prosedur, bersama dengan menggunakan yang sudah ada, itu menyediakan persetujuan sederhana dan metode alur kerja yang memungkinkan proses penerbitan yang jauh lebih efisien.

Ini mungkin semua baik dan bagus yang Anda katakan, tetapi perusahaan atau bisnis saya tidak memiliki pengetahuan teknis untuk mengimplementasikan ini, apa yang bisa kita lakukan?

Memanfaatkan para ahli

Tanpa pengalaman dan pengetahuan dalam menggunakan manajemen konten XML, atau sistem lain yang serupa, organisasi dan individu sering berjuang untuk menerapkan satu cukup kompeten untuk benar-benar membantu dengan proses penulisan teknis mereka.

Di sinilah itu adalah ide cerdas untuk meminta bantuan seorang ahli di bidangnya, dan jika Anda memilih tim yang memiliki banyak pengalaman bekerja dalam industri penulisan terstruktur mereka akan dapat membantu dengan menerapkan berbasis XML baru sistem, sambil juga membantu melatih pengguna dan staf ke tingkat yang diperlukan secara individu.

Manfaat: Menggunakan kembali konten

Meningkatkan produktivitas dengan menggunakan kembali konten sebelumnya adalah salah satu manfaat utama menggunakan manajemen konten XML, terutama ketika bekerja dengan penulisan teknis, seperti kebijakan dan prosedur.

Dengan membuat satu sumber konten, Anda dapat memperbarui salinan master kebijakan dan prosedur Anda, misalnya dan ini akan direplikasi di masing-masing dokumen dan file lain yang menggunakan dan menampilkan informasi ini.

Sebagai contoh lebih lanjut, jika salah satu kebijakan untuk perusahaan Anda berubah, seperti penafian yang dikirim ke klien, kemudian mengedit ini dalam dokumen sumber tunggal akan memperbaruinya secara otomatis di semua dokumen lain yang berisi informasi ini.

Manfaat: Metadata

Ketika membuat kebijakan dan prosedur itu bisa menjadi proses yang sangat memakan waktu bagi pengguna untuk menavigasi dan menemukan yang tepat yang mereka cari. Khususnya jika Anda berada di organisasi besar, mencari secara manual melalui ratusan dokumen tentu bukan skenario yang ideal.

Dengan menggunakan metadata, pengguna dapat mencari dengan jauh lebih mudah dan efisien, memungkinkan mereka untuk menemukan kebijakan dan prosedur yang tepat dalam waktu yang jauh lebih sedikit.

Singkatnya

Banyak bisnis dan organisasi menemukan bahwa begitu mereka memahami bagaimana manajemen konten XML dapat membantu dengan dokumentasi teknis mereka, itu telah membuat perbedaan yang cukup besar untuk efisiensi dan perampingan proses konten mereka.

Terlibat dengan perusahaan yang berpengalaman di bidang ini membuka rute yang mudah diakses ke dalam manajemen konten XML untuk bisnis Anda. Jadi mengapa tidak menjelajahi XML dan betapa mudahnya dapat membantu Anda dengan tuntutan manajemen konten Anda.